Transmare Chemie krijgt maatwerk, snelheid en flexibiliteit in z'n nieuwe ERP

Transmare Chemie krijgt maatwerk, snelheid en flexibiliteit in z'n nieuwe ERP

Transmare Chemie werkte jaren met een boekhoudsoftware die ze op maat lieten aanpassen om als ERP te dienen. Koen Berghmans, COO en CFO bij Transmare Chemie: "We groeien echter te snel om die manier van werken aan te houden. Het zou bovendien te veel beginnen kosten en nieuwe medewerkers vereisen om de groei van het bedrijf verder te zetten. Wanneer we nieuwe mensen aannemen, willen we hun talenten kunnen inzetten om toegevoegde waarde aan de klanten te bieden en niet om een onvoldoende efficiënte IT-infrastructuur te onderhouden."

Herkenbare waarden bij Harmonize IT

"De kernwaarden bij Transmare Chemie zijn maatwerk, flexibiliteit en snelheid. We gingen op zoek naar een ERP-leverancier die dit ook kon aanbieden, want onze volledige werking is daarop gebaseerd," aldus Koen Berghmans. "Door onze ervaring met een software die niet volkomen voldeed aan onze eisen, wilden we een vooronderzoek doen naar de beste partner. Omdat we niet helemaal thuis zijn in de IT-sector, namen we KPMG onder de arm. Ze hielpen ons zoeken naar een IT-specialist in ERP. We hebben een drietal maand de tijd genomen om de ideale partner te vinden."

"We hebben even getwijfeld tussen Harmonize IT en een andere leverancier die een software voor transport en logistiek aanbood. Bij die laatste moest de integratie nog gebeuren, wat een complex en lang implementatieproces deed vermoeden. We hebben dit aan Harmonize IT voorgelegd, samen met extra logistieke functies die we nodig hadden en die nog niet in de software van Harmonize IT zaten. Harmonize IT heeft op basis van onze vragen een proof-of-concept gemaakt op een week tijd. We waren aangenaam verrast door de snelheid en de kwaliteit ervan. We herkenden hierin meteen onze eigen waarden."

Verder lezen kan hieronder. De case downloaden kan via de referentiepagina van Transmare Chemie.

Een stevige basis voor het ERP-pakket

"We zijn eerst begonnen met ons huiswerk. De structuur van je bedrijfsprocessen moet je bekijken vooraleer je een nieuw ERP-systeem gaat gebruiken", zegt Koen Berghmans. "Zo bouwden we een stevige fundering waarop we het ERP-pakket konden installeren. Dankzij deze voorbereiding hebben we onze werkwijze kunnen behouden. Iedereen werkt dus zoals vroeger, maar dan efficiënter en sneller. Dat is uiteindelijk wat je wil van een nieuw ERP-systeem. We hebben vooral onze processen vereenvoudigd door verschillende afdelingen beter op elkaar af te stemmen en de approval flow te versnellen. Onze masterdata hebben we met hulp van Harmonize IT opgeschoond."

Aanpassingen

ChemDis is software voor de chemie-industrie van Harmonize IT, gemaakt op basis van Microsoft Dynamics Business Central en vooral geschikt voor productieomgevingen met aankoop, productie, magazijnen, scanning en verkoop. Transmare Chemie werkt echter op basis van dossiers, waardoor ChemDis niet helemaal aansloot bij hun werking. Koen Berghmans legt uit: "Wanneer een klant bestelt, wordt elke stap geregistreerd tot aan de aflevering. Daarvoor hadden we maatwerk nodig. Harmonize IT heeft dat slim aangepakt want de app zit buiten de standaardsoftware zodat upgrades vlot verlopen. Het resultaat is sterk, Harmonize IT heeft iets gecreëerd dat ze voor geen enkele andere klant hadden gedaan. Qua rapportering, digitalisering en totaalproject staan we nu zeer ver vergeleken met de markt. De extra tijd die het maatwerk en de nieuwe werkwijze vereisten, waren het zeker waard."

Harmonize IT heeft met dit project ook een innovatie gecreëerd voor z'n andere klanten. Nu kunnen ze de kennis en de software uit dit project aanbieden. Vooral dossierbeheer, geautomatiseerd documentenbeheer en rapportering voegen ze toe aan ChemDis.

Verregaande digitalisering, ook op vlak van stockage en rapportering

Koen Berghmans vertelt: "We willen zoveel mogelijk automatiseren zodat we meer tijd kunnen spenderen aan waardecreatie voor de klant, in plaats van repetitieve taken zoals informatie overtypen of documenten meerdere keren opstellen. Ons documentenbeheer verliep namelijk omslachtig met nog veel papier, manuele lijsten in Excel en veel overtypwerk. We waren wel sterk in Excel, maar menselijke fouten en inefficiënties zoals dubbele exemplaren waren onvermijdelijk. Harmonize IT is ons daar vlot in tegemoet gekomen. Facturen moeten niet meer allemaal op goedkeuring wachten en met documentherkenning gaat documentenbeheer veel sneller."

Transmare Chemie werkt met een extern magazijn, met name bij Van Moer. Koen Berghmans: "Vroeger communiceerden we over aankomsttijden en stockinformatie door ’s ochtends en ‘s avonds Excel-lijsten te sturen. Nu hebben we onze software geïntegreerd zodat alles wat zij ontvangen en verzenden automatisch in ons systeem terechtkomt, en omgekeerd. Zo werken we bijna synchroon en besparen we onszelf overbodige correspondentie omdat er geen menselijke foutjes ontstaan. We hebben hier iets meer tijd in gestoken dan gepland, maar we zijn erg tevreden. Elke dag en ook retroactief onze stocktoestand bekijken, is een enorme meerwaarde."

Koen Berghmans voegt toe: "Ook onze rapportering is veranderd. We zijn hiervoor overgeschakeld naar Power BI van Microsoft. Power BI werkt met een administrator die nieuwe rapporten kan publiceren. De andere gebruikers kunnen vervolgens online wijzigingen aanbrengen. Momenteel neemt Harmonize IT nog de rol van administrator op zich en geven we onze wijzigingen aan hen door. Op termijn komt het beheer van de rapportering bij ons te liggen. Om ons hierop voor te bereiden, gaan drie van onze mensen een opleiding volgen. Zo kunnen wij dit goed verderzetten en hebben we Harmonize IT nadien alleen nog als consultant nodig."

Heldere communicatie en wekelijkse opvolging

Hoewel het drukke tijden waren voor Transmare Chemie en Harmonize IT, zijn ze erg tevreden over het resultaat en de manier waarop het project verlopen is. Koen Berghmans vertelt: "Bij projecten van dit formaat kunnen er al eens spanningen zijn tussen de integrator en de klant. Zo gaat een ERP-implementatie bijvoorbeeld nooit snel genoeg of juist te snel. Dankzij een constante en heldere communicatie konden we echter alles bespreken met Harmonize IT. We hadden een wekelijkse planningmeeting en stuurgroepmeetings. Daar heerste steeds een sfeer van vertrouwen, waardoor we er altijd met een constructieve oplossing uit kwamen. Hierdoor hebben onze medewerkers op operationeel niveau geen last gehad van eventuele spanningen. Een ERP-implementatie of digitaliseringsproject is pas echt geslaagd als niet alleen de klanten, maar ook je eigen medewerkers tevreden zijn met de resultaten."

Lessons learned

Transmare Chemie zit in de eindfase van een omvangrijk project waar zo’n 40 gebruikers bij betrokken waren. Koen Berghmans geeft uit die ervaring enkele tips mee: "Het is essentieel om het bedrijf goed voor te bereiden op een nieuw ERP-systeem. We hebben ons huiswerk gemaakt door alle bedrijfsprocessen te beschrijven, op elkaar af te stemmen en de structuur goed te zetten. Zo leg je een stevige basis en vermijd je veel werk na de implementatie."

"De tweede stap is een goede partner kiezen. Het loont om tijd te nemen om de markt te onderzoeken. Zo kan je een partner kiezen die een ERP-software aanbiedt die aansluit bij de prioriteiten van het bedrijf, zonder veel compromissen te moeten sluiten."

“Een goede ERP-partner is essentieel, maar intern heb je ook een sterk implementatieteam nodig. In de eerste plaats zoek je mensen die de juiste competenties hebben om een project te leiden. Daar bovenop moeten ze de mentale veerkracht bezitten om soms moeilijke momenten op te vangen en er goed mee om te gaan.”

"Tijdens het project is het een goede oefening om open te staan voor de ideeën van de leverancier. Dat geeft je de kans om je eigen werkwijze in vraag te stellen, zeker omdat die in veel bedrijven opgelegd is door vroegere ervaring of een vorig ERP-systeem. Een externe specialist heeft ook ervaring met wat werkt, dus met hun input kan je tot nieuwe oplossingen komen. Zo kan je bijvoorbeeld beseffen dat het standaardproduct volstaat en dat maatwerk niet altijd nodig is."