Bel ons

+32 9 336 39 42

We vertellen u graag meer

"In regel met de REACH wetgeving, diepgaande kennis van de chemie sector, intuitieve software, ...", mooie woorden van Lesley Kraus - Triade

Kleurstoffabrikant Triade is eenvoudig in lijn met REACH-wetgeving

In 2017 werd de door de Europese wetgever gelanceerde REACH-regelgeving voor Triade van kracht. Het toenmalige ERP-pakket van Chemische Fabriek Triade, dat kleurstoffen verhandelt en bewerkt, kon niet meer aangepast worden om hieraan eenvoudig te voldoen. Ze klopten aan bij Harmonize It voor een nieuwe toekomstbestendige software. Die vonden ze in Microsoft Business Central en ChemDis, de unieke add-on voor de chemie van het Gentse softwarebedrijf. Triade heeft nu een tool die helpt met het in lijn zijn met de REACH-regelgeving en die bovendien meer opties voor rapportering en informatieverzameling toelaat. Bovendien werken ze op een moderne en intuïtieve manier met veel flexibiliteit.

 

Oude codetaal, nieuwe regels

De ERP-software van het Naaldwijkse Triade deed al dertig jaar dienst. Geschreven in de nog amper gebruikte Business Basic-taal en draaiende op UNIX, was de tool zo oud dat ondersteuning steeds moeilijker werd. Upgraden en nieuwe functionaliteiten toevoegen was uit den boze. Toen ook hun vaste ontwikkelaar langdurig ziek werd, was een nieuwe software aan de orde, vertelt Lesley Kraus, Financieel Manager bij Triade: “In dezelfde periode ging ook REACH van kracht, een Europese wet voor registratie, evaluatie en autorisatie van chemische stoffen. Aangezien we kleurstoffen verhandelen en verwerken moesten ook wij hieraan voldoen. De nodige wijzigingen hiervoor aanbrengen in onze digitale processen was door de leeftijd van onze ERP-tool en de bijna uitgestorven codeertaal, niet meer mogelijk. Een nieuw pakket drong zich op.”

 

Moderne manier van werken

Dat ze alle nodige processen ook in de nieuwe software moesten kunnen uitvoeren, stond uiteraard als een paal boven water. Daarnaast had Triade nog een aantal resultaten voor ogen, weet Kraus: “We wilden op een moderne manier aan de slag. Niet alleen qua look en feel, maar we wilden ook af van record-gebaseerde software en naar een volwaardige database. Daarnaast moest onze nieuwe tool ons helpen aan REACH te voldoen. Finaal waren ook integratie-opties belangrijk. Waar we vroeger alle douane-processen in de software codeerden, wilden we nu een apart gestandaardiseerd pakket. Onze ERP moest daar uiteraard mee kunnen praten.”

 

Kennis van de markt

Om de juiste partner en tool te vinden, schreef de kleurstoffenhandelaar een tender uit. Harmonize It beantwoorde hun oproep met een mooi voorstel en demo. Uiteindelijk besloten beide partijen samen te werken. “Harmonize It scoorde goede punten met hun plan. Ook de prijszetting zat goed. We voelden wel een klik met hen en Microsoft Business Central vinkte alle punten op onze lijst af. Daarnaast hebben ze een diepgaande expertise over de chemiesector. De consultants wisten duidelijk waarover het ging en spraken vloeiend het jargon. Een partner met kennis van zake in een sterk gereguleerde en complexe markt heeft sowieso een streepje voor. Dat hun add-on ChemDis al veel van de sectorspecifieke processen voorzag was ook zeker een plus”, gaat Lesley Kraus verder.

 

Verder lezen kan hieronder, of je kan ook doorklikken naar de projectpagina zelf. Daar kan je onder andere een PDF van dit mooie verhaal downloaden. 

 

 

Analyse en implementatie

“Nog voor ze de eerste lijn code schreven, zaten de experten van Harmonize It een aantal dagen samen met onze medewerkers”, vertelt Kraus. “Ze brachten zo onze werkwijze en noden in kaart. Daarna koppelden ze terug met een plan van aanpak en een indicatie van wat maatwerk was en wat standaard. Vervolgens ging de echte implementatie van start. We kregen een vaste consultant die regelmatig bij ons op kantoor kwam werken. Hij zorgde voor de configuratie van ons systeem, maar ging ook regelmatig in gesprek met onze key users om bij te sturen en ons de werkwijze in de tool te tonen. Zo ging hij elke afdeling wel eens af, verzamelde hij feedback en kregen wij al een beetje opleiding.”

 

Scenario’s om fijn te stellen

Ook bij het uittesten van de software was de Harmonize It-consultant van onschatbare waarde, zegt Lesley Kraus: “Liepen we tijdens het uitproberen tegen problemen aan, was onze consultant daar om ons te helpen en indien nodig aanpassingen te maken. De communicatielijnen met Harmonize It waren dan ook steeds zeer kort. Hij raadde ons aan om een aantal scenario’s uit te schrijven – welke processen hebben we nodig om een bepaalde taak uit te voeren en zo verder – en deze vervolgens na te bootsen. Dat heeft ons vooral geholpen met de integratie van de douane-software. Zoiets is sowieso al een uitdaging en die tool ontbrak ook een goede testomgeving, in tegenstelling tot Business Central van Harmonize It.”

 

Een moderne organisatie in lijn met de wet

Nu hun nieuwe ERP-software op volle toeren draait, verloopt het werk een pak vlotter bij Triade. Lesley: “Er was uiteraard een aanpassingsperiode, maar de software zit wel een stuk intuïtiever in elkaar. We werken ook op een modernere manier. We kunnen nu bijvoorbeeld meerdere schermen tegelijkertijd open doen. Dat lijkt iets banaal, maar versnelt het werk wel. Ook hebben we alle tools in handen om aan de REACH-wetgeving te voldoen. De database-structuur die onder onze software zit, laat ons ook toe om beter in onze informatienoden te voorzien. Verkopers exporteren eenvoudig de nodige gegevens om hun werk te kunnen doen. Dat willen we op termijn zeker uitbreiden.”

 

Op naar self-service reporting

Wanneer er iets fout loopt, doet Triade nog steeds beroep op Harmonize It. Dat gebeurt gelukkig niet vaak. “Om de zoveel tijd sturen we een paar change requests of een aantal vragen naar Harmonize It. Die bundelen ze dan in regelmatige updates. Later doen we nog eens een aparte ronde om alles fijn te stellen. Daarna zullen ze ons ook helpen met Jet Reports, een rapporteringsmodule, toe te voegen aan Business Central. Zo zullen we zelf rapporten op maat kunnen maken. Dat zal ons toelaten om data-gebaseerde beslissingen te nemen”, concludeert Kraus.

 

Lessons learned

Zorg voor een projectmanager

Maak iemand in je organisatie minimaal 50 procent vrij. Liefst zelfs volledig. Om het project vlot te laten lopen, heb je een toegewijd iemand nodig die achter het stuur kruipt. Die persoon motiveert, stuurt en bewaakt doorlooptijden. Zo valt het project niet stil.

 

Onderschat het project niet

Een departement overschakelen gaat snel, een heel bedrijf minder. De samenwerking tussen afdelingen in je bedrijf is complex en moet weerslag vinden in je ERP-tool. Onderschat dit zeker niet en denk hier goed over na. Het beïnvloedt in grote mate het succes van je traject.